Guia para a Gestão Digital de Empresas
Como a mais recente crise de saúde pública demonstrou, estamos a viver num mundo em rápida mudança. Ao mesmo tempo que as tecnologias digitais estão a surgir e a perturbar a indústria após a indústria, as organizações estão hoje a desenvolver esforços de mudança em grande escala para captar os benefícios destas tendências, para satisfazer as exigências dos clientes ou simplesmente para se manterem a par dos concorrentes.
Todas as mudanças em curso no ambiente empresarial actual estão a forçar as empresas a adoptar novas tecnologias. A Gestão Empresarial Digital visa fornecer um quadro que garanta que os processos de transformação nas empresas ocorrem com ritmo, alta qualidade e segurança. Faz isto através de um conjunto de soluções informáticas que são concebidas para tornar os negócios digitais rápidos, contínuos e optimizados a todos os níveis.
Neste artigo, iremos guiá-lo passo a passo através dos componentes de uma Empresa Digital bem sucedida.
Primeiro, conduzir a Agilidade Organizacional
A Agilidade Organizacional traduz-se em valor comercial.
McKinsey & Company have defined the concept of Organizational Agility as the ability an organization has to renew itself, adapt, change quickly and succeed in a rapidly changing and turbulent environment. Understanding this concept is fundamental in order to instill digital transformation in any organization.
Ter grande agilidade permite que a força de trabalho se mantenha motivada enquanto responde à mudança. Desta forma, poderão continuar a ter o melhor desempenho das suas capacidades, independentemente dos desafios e das mudanças do ambiente de negócios que se lhes apresentem. Quando implementada, a agilidade pode traduzir-se numa fonte de valor empresarial e numa verdadeira vantagem competitiva.
Como Conduzir a Agilidade Organizacional
A base para uma organização ágil está no seu Povo, Cultura, e Processos. Para ter sucesso na implementação da agilidade numa organização, os decisores devem sempre prosperar na criação e manutenção:
Liderança catalítica;
Aprendizagem contínua;
Comunicação aberta;
Governação adaptável;
Uma busca de conhecimento e inovação.
A implementação da agilidade sob os 5 pilares apresentados acima ajudará a garantir que a mudança não seja apenas vista como algo que pode ser gerido, mas também como uma oportunidade para perturbar. A perturbação significa provocar a mudança através da utilização de novos métodos ou tecnologia. Mudanças como a simplificação das hierarquias organizacionais, a reestruturação para minimizar a burocracia e a capacitação dos trabalhadores para a tomada de decisões.
Ao criar uma comunicação aberta e uma cultura de aprendizagem contínua, os empregados começarão a sentir que podem aprender, criar e partilhar livremente os seus conhecimentos; e é essencial que sejam reconhecidos ou recompensados por o fazerem. Os trabalhadores ágeis são o combustível por detrás de algumas das empresas mais inovadoras e rápidas de hoje.
Gestão da mudança de endereço
As organizações não mudam. As pessoas mudam.
According to Sheila Cox of Performance Horizons, Organizational Change Management (OCM) ensures that the new processes resulting from a project are actually adopted by the people who are affected. OCM guides how an organization prepares, equips and supports individuals to successfully adopt change in order to drive organizational success.
A investigação mostra que existem acções definitivas que podem ajudar a influenciar as pessoas nas suas transições individuais. O OCM fornece uma abordagem estruturada para apoiar os indivíduos nas organizações a passarem dos seus estados actuais para estados futuros.
A necessidade de Gestão da Mudança
A inovação perpétua da tecnologia resultou num ambiente empresarial em constante evolução. Fenómenos como as redes sociais e a adaptabilidade móvel revolucionaram os negócios, e um dos efeitos disto é uma necessidade cada vez maior de mudança, e portanto de gestão da mudança.
Por si só, a Gestão da Mudança não aumenta as vendas nem reduz os custos. Em vez disso, aumenta a qualidade do trabalho de equipa necessário para que a organização aceite as mudanças e funcione de forma mais eficiente.
A disponibilização de uma nova tecnologia pode, e provavelmente irá, perturbar o fluxo de trabalho dos indivíduos dentro de uma organização. Esta perturbação pode levar a uma adopção lenta e a uma utilização inadequada do novo sistema ou ferramentas. O OCM visa reduzir o risco de que a introdução de uma nova tecnologia ou sistema seja rejeitada pela empresa.
Factores de sucesso da Gestão da Mudança
Ter uma abordagem estruturada que esteja alinhada com os marcos da implementação da nova tecnologia é fundamental para uma gestão da mudança bem sucedida. A metodologia da Unipartner para a gestão da mudança é a seguinte:
Divulgar e sensibilizar para a nova solução, identificando os seus benefícios e funcionalidades;
Informar todos os membros da organização sobre os prazos de implementação;
Educar e formar os novos utilizadores sobre como utilizar correctamente a nova tecnologia;
Identificar e minimizar os pontos de resistência;
Monitorizar e avaliar o processo de gestão da mudança.
Implementar Laboratórios de Inovação
Inovar e perturbar.
According to World Bank Group, innovation is all about finding and applying new approaches to address existing problems or serve unmet needs. From a development standpoint, an innovation is a new solution with the transformative ability to accelerate impact and success.
Para conseguir inovação, empresas como a Microsoft, Amazon, Coca-Cola, e Volkswagen criaram e implementaram Laboratórios de Inovação nas suas organizações. Também conhecidos como hubs, incubadoras de empresas ou aceleradores, estes laboratórios são unidades de negócio que utilizam os métodos de arranque ágeis, com o objectivo de apresentar novas ideias a fim de complementar a organização global ou gerar perturbações positivas.
Explore how world-renowned companies are using their Innovation Labs here.
Os desafios da implementação da inovação
O desafio básico e, no entanto, o mais difícil para as organizações relativamente à inovação é implementar um quadro que garanta que as ideias possam ser transpostas para uma solução que satisfaça os 3 critérios seguintes:
Uma solução desejável - uma solução que os seus clientes necessitam;
Uma solução viável, com base nos pontos fortes das suas actuais capacidades operacionais;
Uma solução rentável, com um modelo de negócio sustentável.
Além disso, a inovação deve ser um processo inclusivo, em que toda a organização se reúne para alcançar os objectivos propostos. Deve ser definido um modelo claro de governação para que a viagem da inovação não interfira com a realidade de gerir o negócio hoje em dia.
O ciclo de inovação deve ser correctamente definido e implementado, com todas as fases devidamente alinhadas, para que haja eficiência no processo evitando pontos de bloqueio que possam minar a credibilidade deste ciclo.
A agilidade e a concentração devem impulsionar as equipas envolvidas, e os resultados devem ser partilhados para que se possa estabelecer uma abordagem de melhoria contínua. Cada ciclo de inovação pode requerer diferentes focalizações, ferramentas e recursos, mas as organizações que querem permanecer competitivas a longo prazo devem atribuir a sua investigação, e recursos para implementar mecanismos que garantam que a inovação é uma jornada contínua.
As chaves para implementar com sucesso os Laboratórios de Inovação
Os Laboratórios de Inovação bem sucedidos envolvem uma unidade estratégica e orientada para objectivos, que pode ser focalizada numa área específica que está encarregada de criar desde um novo produto ou serviço até uma nova tecnologia ou modelo de negócio, muitas vezes até à empresa-mãe.
Paulo Cancela, Services Leader, at Unipartner, has raised some questions that companies should ask themselves during the creation of an innovation lab:
O que é que a inovação significa para a organização?
O que é que a organização quer alcançar com a inovação?
Que inovações são necessárias?
Como se chega às ideias?
Como identificar as áreas mais promissoras e transformar as ideias numa inovação bem sucedida?
Para cultivar uma cultura de inovação, as organizações precisam de assegurar que ela envolve toda a empresa. Deve sempre fornecer resultados mensuráveis, permitir a idealização e manter-se alinhada com a estratégia.
Although its main objective is to provide results to the parent company, the innovation lab and the company should try to maintain some separation from each other - usually, that’s the best way to think outside the company’s four walls. Quoting WeWork:
"O simples facto de ter funcionários de laboratório de inovação sentados num espaço diferente daqueles que trabalham na actividade principal tem sido demonstrado para promover novas ideias".
Prática de Arquitectura Empresarial
Eficaz e sustentável.
Arquitectura Empresarial (EA) é um conceito empresarial utilizado para descrever a estrutura de uma empresa, ou organização. Uma boa EA cria uma organização sustentável que está equipada para atingir os seus objectivos empresariais de forma eficaz e sustentável. Através da EA, as empresas podem planear a utilização eficaz dos recursos de TI no desenvolvimento das suas estratégias empresariais.
"Para evitar a desintegração dos negócios, o conceito de arquitectura de sistemas de informação está a tornar-se menos opção e mais necessidade" - John Zachman
Como estruturar o seu repositório em 7 passos simples
Ter Patrocínio da Alta Direcção - A Arquitectura Empresarial requer apoio da Alta Direcção para ser efectivamente adoptada;
Envolver os Utilizadores Chave a todos os níveis e estabelecer uma governação que agilize as mudanças e as decisões;
Definir princípios, práticas e ferramentas - estabelecer um quadro sólido com o apoio de ferramentas e processos;
Limite-se ao essencial - não traga para a EA o que não consegue manter actualizado;
Planear pequeno para alcançar grande - definir que desafios/questões pretende que a EA responda. Definir prioridades e abordar uma de cada vez;
Comunicar o progresso - abraçar a Gestão da Mudança como um elemento chave para a EA, especialmente o aspecto da comunicação;
Estabelecer novos objectivos - aplicar a governação e estabelecer novos objectivos e produtividade.
Elevar a Empresa PMO
Um Gabinete de Gestão de Projectos Empresariais (EPMO) é uma função empresarial que funciona a um nível estratégico em colaboração com os executivos de uma organização. O seu objectivo é fornecer orientação, governação e processos padronizados à empresa como um todo.
A elevação para uma EPMO assegura o alinhamento estratégico entre os objectivos empresariais e os projectos executados.
Como conseguir uma EPMO
Esteja preparado, seja ágil, seja ousado - encontre um parceiro para o seu futuro digital.
+351 210 171 610
Para mais leituras sobre o tema:
The Keys to Organizational Agility, by McKinsey and Company - link What is Organizational Agility & Why is it Valuable? By Reflektive - link What is Change Management? By Prosci - link What is Change Management? A guide to organizational transformation, by CIO - link Change Management, Wikipedia - link The 3 As of Organizational Agility, by HR Executiv - link Innovation Labs, by WeWork - link What is an innovation lab and how do they work? Eco Consultancy - link What are Innovation Labs and how can they improve development? By World Bank Group - link What is Enterprise Architecture? By Orbus Software - link What is Enterprise Architecture? By Forcepoin - link What is an EPMO? The organizational key to project success, by CIO - link The enterprise PMO as strategy execution office, by PMI - link
